Funcionamiento del canal de denuncias en las empresa

Antes que nada, se tiene que diferenciar entre las denuncias que se hacen ante los mismos superiores (whistleblowing interno) o si conviene incentivar que directamente la denuncia se lleve a cabo ante las autoridades, o ante una entidad pública (whistleblowing externo).

Para incentivar estas denuncias se pueden utilizar diferentes instrumentos:

• Imposición del deber de denuncia: Establecer una obligación jurídica regulada en el artículo 259 de la Ley de enjuiciamiento Criminal, en donde cualquier persona que tenga conocimiento de un hecho tiene el deber de denunciar.
• Recompensas económicas: Se trata de un recurso por el cual es ofrecen unos incentivos al denunciante.
• Protección para el sujeto que formula la denuncia.

*Whistleblowing externo

Por denuncia externa se entiende que es el acto de comunicar una información relativa a actividades ilícitas cometidas en el seno de una actividad empresarial, por un trabajador o exempleado y donde el destinatario es una persona o institución ajena a esta. El que es fundamental en este tipo de denuncias, es que el sujeto denunciado haya formado o forme parte de la organización empresarial, y por el otro, que el receptor de la información sea una persona o institución ajena a la empresa en el que se haya llevado a cabo el comportamiento denunciado.

*Whistleblowing interno 

Los sistemas internos de denuncias son aquellos procedimientos específicos porque los mismos trabajadores o terceros, puedan denunciar conductas irregulares llevadas a cabo por directivos o trabajadores de la misma empresa. Por lo tanto, el canal de denuncias es un medio a través del cual las personas que trabajan en una empresa pueden comunicar posibles infracciones. Por otro lado, la empresa, puede conocer los riesgos y anticiparse a la respuesta.

Porque un sistema de cumplimiento sea efectivo, tiene que contemplar un canal de denuncias que funcione correctamente, puesto que la falta o el mal uso de este canal corporativo será el reflejo de un programa de cumplimiento mal diseñado. Normalmente se utiliza como medio la línea telefónica, correo electrónico o ambos.

Los trabajadores serán previamente informados de la existencia y finalidad del sistema, su funcionamiento, la garantía de la confidencialidad de los datos del denunciante y la garantía de información al denunciado de la existencia de la denuncia. Toda esta información tendrá que ser recogida en el contrato de trabajo.

Antes que nada tendremos que diferenciar por un sistema confidencial o anónimo. Optar por un sistema de denuncias anónimas ofrece mayores garantías que el denunciante denuncie la acción y esto favorece su eficacia. Esta facilidad de denuncia también puede ser un problema, puesto que puede fundamentar las denuncias por venganza o con ánimo de perjudicar a un compañero o a un superior, con la dificultad de tomar acciones contra la persona que hace estas denuncias anónimas. Por otro lado, el sistema de denuncias confidenciales no presenta tantos problemas, puesto que evita el mal uso del canal de denuncias, y se sigue protegiendo la identidad del denunciante, pero si que puede desmotivar el hecho de denunciar. En cuanto a la información que se recoge en estas denuncias, según lo agencia Española de Protección de datos, en su Informe AEPD 128/2007, recoge el tratamiento de los datos de carácter personal derivado de la existencia del sistema de denuncias como su incumplimiento de consecuencias efectivas sobre el mantenimiento de la relación contractual entre la empresa y denunciar. También se recoge que se tienen que evitar las denuncias anónimas, garantizando así su exactitud e integridad de esta. Esto implica, que la identidad del denunciante se mantendrá confidencial en todas las etapas del proceso y en especial, no se revelará a terceros, a la persona incriminada o los superiores jerárquicos del empleado. Por último, la persona denunciada no podrá acceder a los datos del denunciante. Todos los datos recogidos tendrán que ser canceladas cuando estas hayan dejado de ser necesarias para su finalidad, sin que puedan ser conservadas por un tiempo superior a la finalidad por el que se hubieran recogido. Se entiende que el plazo máximo es de dos meses, pero este se puede ver afectado si el proceso no ha finalizado.

Se estima que el inculpado tiene que ser informado por la entidad responsable del programa de denuncia de las irregularidades de los hechos de los cuales se lo acusa, los departamentos internos que podrían ser informados dentro de la organización, y de cómo puede ejercer sus derechos de acceso y rectificación. Bajo ninguna circunstancia el denunciado podrá obtener datos sobre el denunciante excepto cuando la denuncia sea hecho a mala fe.

El canal de denuncias puede ser gestionado internamente en la organización, donde las denuncias son recibimientos, investigadas y resueltas por los departamentos internos o puede externalizarse su gestión a un tercero que será el que realice las tareas de investigación. Ahora bien, la resolución de la denuncia como sus consecuencias y las medidas que se adoptarán, serán tomadas por los órganos internos de la empresa.