¿Qué son los programas de cumplimiento de las empresa?

 

Los programas de cumplimiento operan como mecanismos internos implementados por las empresas con la función de detectar y prevenir las conductas delictivas dentro la misma organización, y en oposición, estimular los trabajadores para tener un comportamiento ético y de legalidad.

 

Para conseguir estos propósitos, la empresa tendrá que establecer unos estándares de conducta y procedimientos internos de cumplimiento porque sus trabajadores puedan tenerlo en cuenta y así prevenir las conductas criminales. Contrariamente, el órgano de gobierno de la entidad tiene que estar muy informado del cumplimiento del programa y de su aplicación. Este órgano velará también por su revisión periódicamente y se asignará a una persona específica porque supervise la aplicación del programa, el Compliance Officer.

 

Los estándares de conducta se impondrán a través de mecanismos disciplinarios apropiados, y en muchos casos pueden incluir sanciones disciplinarias.

 

Esto se podrá hacer a través de la creación de una matriz que sirva para identificar los posibles delitos que podrían ser cometidos por la persona jurídica y acompañados por ejemplos en los grupos de casos más frecuentes en la comisión de delitos.

 

También se harán públicas la existencia de canales de comunicación por partes de los empleados si son conocedores de comportamientos delictivos (Hotlines) sin miedo a tener represalias.

 

Una vez ya detectado el comportamiento delictivo por parte de la empresa, esta adoptará medidas razonables para reaccionar ante la amenaza y prevenir comportamientos parecidos en un futuro.

 

En el fondo, la finalidad de este programa es la de eximir totalmente de responsabilidad jurídica penal la empresa, o cuando menos, intentar atenuar la pena.

 

El contenido exacto de un programa de cumplimiento no se puede decir en precisión, puesto que no existe como bien se ha dicho un modelo a seguir, sino que será un programa individualizado por cada una de las empresas; pero sí que se pueden ver cuáles son los instrumentos que se tendrán que utilizar para crear un programa de cumplimiento de acuerdo con el sector y la actividad empresarial por la empresa que lo requiera.

 

Antes que nada se tiene que tener claro cuáles son los objetivos corporativos y la forma en que la empresa puede conseguirlos. La organización tiene que estar marcada por unos valores y unas conductas éticas que sirvan como modelo por los integrantes de la organización. Por lo tanto, el más importante es que los trabajadores formen parte de este modo de hacer y sean parte de la empresa, sobre todo los cargos donde puede haber más riesgo de cometer un delito.

 

 

Una vez marcados los objetivos, se tendrán en cuenta las características internas de la empresa, como pueden ser el número de trabajadores (no será el mismo una pequeña o mediana empresa, que una multinacional) y su complejidad en función de su actividad económica y del sector en que desarrolla su actividad. Hay que tener presente qué sueño los grupos o sectores que pueden tener más riesgo de delito en función de las actividades que desarrollan en la empresa y que son propias de la actividad. Esto hará que un modelo de prevención del delito sea efectivo y responda a las amenazas más frecuentes.

 

Ya marcados y planificados los objetivos principales de la organización, se pasará a una serie de fases denominadas “Risk management”:

 

• Identificación del riesgo: La empresa tendrá que definir las diferentes actividades de riesgo que se efectúen a lo largo de su organigrama, e identificando el personal que está expuesto estos.
• Evaluación cualitativa y cuantitativa del riesgo: definir qué se la magnitud del riesgo y el impacto que puede llegar a tener
• Priorización del riesgo y planificación de la respuesta al mismo: Aquí se generarán los procedimientos y los mecanismos para el suyo
• Monitorización del riesgo: Será el conjunto de políticas y procedimientos para dar respuesta a la amenaza identificada anteriormente y así evitar una misma amenaza de las mismas características en lo

 

Ahora bien, llegados este punto entendemos que el alta dirección de la empresa tiene que conocer y mantener cierta responsabilidad en el diseño y en la implementación del programa de cumplimiento. Es responsabilidad de la dirección de la empresa que se tenga un programa y que estos velen por su cumplimiento exhaustivo. Este sector puede delegar, con ciertas limitaciones, la supervisión del funcionamiento del sistema.

 

Con la adopción de mecanismos adecuados por la organización empresarial, se evitará la comisión de los posibles delitos. Esto quiere decir que se tendrán que exigir unos mínimos requisitos por un programa efectivo de cumplimiento donde se encuentran la adopción de “mecanismos internos y disciplinarios”. El principal objetivo de este criterio es el de reforzar la cultura organizativa que tiene que cumplir con la ley mediante la presencia de consecuencias efectivas. Estos mecanismos pueden ser regidos por las costumbres empresariales, la medida de la organización y las conductas delictivas similares. Estas características son importantes, puesto que no se exigirán las mismas medidas ni la implantación de estas a una organización pequeña o una organización grande. En cuanto a la conducta delictiva se tendrá que analizar si esta conducta es una reiteración de la misma empresa, el que implicaría que esta no actualizó adecuadamente los procedimientos internos adoptados.

Elementos esenciales 

A través de los siguientes documentos donde se definen los diferentes elementos esenciales que tiene que incluir un programa de compliance, pasaremos a definirlos en los correspondientes puntos:

 

• Sentencing of organitzations, Federal Sentencing Guidelines (2012) en su capítulo 8, para de ocho elementos
• A Resource Guide tono the FCPA Uno.S Foreign Corrupt Practices Act (2012) publicado miedo la Criminal Division of the Uno.S Foreign Corrupt Practise of Justice and the Enforcement *Division of the Uno.S Securities and Exchange Comission, donde habla de 10 elementos
• Giodance about*procedures wich relevant commercial organisations can hede into place tono prevent persons associated with them form bribing (section 9 of the Bribery act 2010 (2010), publicado por UK Ministery of Justice , desarrolla seis
• Good Practice Guidance donde Internal Controles, Ethics, and compliance (2010), publicado por la OECD Council.
• Apartado 5 del artículo 31 *bis del Código Penal español donde establece seis requisitos necesarios.
• ISO 1960000 Sistemas de gestión de
• Norma *UNE 19601 Sistema de Gestión de compliance

Liderazgo y Cultura de *Compliance

 

Se tiene que promover desde el alta dirección de la empresa, una cultura donde los trabajadores entiendan que su incumplimiento no podrá ser aceptado en ninguno de los casos. Esta cultura de compliance podemos medirla según la Norma UNE-ISO 196000 Sistemas de gestión de Compliance- Directrices (2014) actualmente modificada por la nueva norma UNE 19601 de Sistemas de Gestión de Compliance Penal.

 

En cualquier empresa se tendría que contemplar una declaración formal, documentada y formulada por los administradores de la sociedad donde se demuestre un compromiso real con los objetivos de compliance. Esta tendrá que ser pública internamente y externamente. Por ejemplo en el Código de Conducta de la empresa, que tendría que estar disponible a la web y a la intranet, por todos los trabajadores. Cómo ya se ha mencionado anteriormente, esta implicación de la administración tendrá que ser proporcional a la medida y circunstancias de la empresa.

 

Evaluación de Riesgos

 

Para elaborar un correcto programa de compliance se tiene que evaluar los riesgos de manera correcta y adecuada.

 

En el documento A Resource Guide tono the FCPA Uno.S Foreing Corrupt Practise (2012), encontramos recogido que los programas de cumplimiento no pueden ser genéricos, y no puede haber un modelo general por todas las organizaciones, sino que en función de la evaluación de riesgos concretos que sufre cada una de las organizaciones se elaborará su programa de cumplimiento.

Políticas y Controles

 

Políticas, procedimientos y controles internos son otro de los elementos esenciales de un Programa de Cumplimiento. Todos estos procedimientos serán la solución para gestionar los riesgos, a través de circulares o instrucciones. Todos estos serán redactados de una forma clara, con un lenguaje sencillo y fácil de entender y con las diferentes lenguas de los trabajadores de la empresa.

Comunicación, Formación y Sensibilización

 

La comunicación y la formación sobre el contenido del programa de cumplimiento, son muy importantes, para poder garantizar que estas políticas puedan ser posibles.

 

Los programas de formación, su difusión y comunicación y sus procedimientos tienen que ser diseñados por los trabajadores

Supervisión y Verificación

 

Una vez creado y puesto en marcha el programa de cumplimiento, este tiene que ser revisado periódicamente, para #ver si realmente está haciendo la función del que es objetivo y si es efectivo por la prevención de delitos. Se tiene que evaluar si la legislación ha cambiado y en este caso adaptarse esta nueva y por último, si se hacen cambios en el organigrama adaptar el programa estas actualizaciones.

 

En este apartado también incluiremos los canales de denuncias por los cuales los trabajadores pueden comunicar comportamiento de hechos que sean *denunciables y así poder adoptar medidas, como investigar los hechos y dar una respuesta adecuada para corregir y adaptar los controles que sean necesarios.

 

Consecuencias de los incumplimientos

 

Un programa de cumplimiento para ser eficaz tiene que prever unas consecuencias por los infractores. Estas medidas disciplinarias tienen que castigar a los infractores de forma proporcional a la infracción y tienen que ser impuestas de forma adecuada tanto en el tiempo como en la forma.