Que són els programes de Compliment?

 

Els programes de compliment operen com a mecanismes interns implementats per les empreses amb la funció de detectar i prevenir les conductes delictives dintre la mateixa organització, i en oposició, estimular els treballadors per tindre un comportament ètic i de legalitat.

 

Per aconseguir aquests propòsits, l’empresa haurà d’establir uns estàndards de conducta i procediments interns de compliment perquè els seus treballadors puguin tenir-lo en compte i així prevenir les conductes criminals. Contràriament, l’òrgan de govern de l’entitat ha d’estar ben informat del compliment del programa i de la seva aplicació. Aquest òrgan vetllarà també per la seva revisió periòdicament i s’assignarà a una persona específica perquè supervisi l’aplicació del programa, el Compliance Officer.

 

Els estàndards de conducta s’imposaran a través de mecanismes disciplinaris apropiats, i en molts casos poden incloure sancions disciplinàries.

 

Això es podrà fer a través de la creació d’una matriu que serveixi per identificar els possibles delictes que podrien ser comesos per la persona jurídica i acompanyats per exemples en els grups de casos més freqüents en la comissió de delictes.

 

També es faran públiques l’existència de canals de comunicació per parts dels empleats si són coneixedors de comportaments delictius (Hotlines) sense por a tindre represàlies.

 

Una vegada ja detectat el comportament delictiu per part de l’empresa, aquesta adoptarà mesures raonables per reaccionar davant de l’amenaça i prevenir comportaments semblants en un futur.

 

En el fons, la finalitat d’aquest programa és la d’eximir totalment de responsabilitat jurídica penal l’empresa, o si més no, intentar atenuar la pena.

 

El contingut exacte d’un programa de compliment no es pot dir en precisió, ja que no existeix com bé s’ha dit un model a seguir, sinó que serà un programa individualitzat per cada una de les empreses; però sí que es poden veure quins són els instruments que s’hauran d’utilitzar per crear un programa de compliment d’acord amb el sector i l’activitat empresarial per l’empresa que el requereixi.

 

Primer de tot s’ha de tenir clar quins són els objectius corporatius i la forma en què l’empresa pot aconseguir-los. L’organització ha d’estar marcada per uns valors i unes conductes ètiques que serveixin com a model pels integrants de l’organització. Per tant, el més important és que els treballadors formin part d’aquesta manera de fer i siguin part de l’empresa, sobretot els càrrecs on pot haver més risc de cometre un delicte.

 

 

Una vegada marcats els objectius, es tindran en compte les característiques internes de l’empresa, com poden ser el nombre de treballadors (no serà el mateix una petita o mitjana empresa, que una multinacional) i la seva complexitat en funció de la seva activitat econòmica i del sector en quó desenvolupa la seva activitat. Cal tenir present quins són els grups o sectors que poden tindre més risc de delicte en funció de les activitats que desenvolupen en l’empresa i que són pròpies de l’activitat. Això farà que un model de prevenció del delicte sigui efectiu i respongui a les amenaces més freqüents.

 

Ja marcats i planificats els objectius principals de l’organització, es passarà a una sèrie de fases denominades “Risk management”:

 

• Identificació del risc: L’empresa haurà de definir les diferents activitats de risc que s’efectuïn al llarg del seu organigrama, i identificant el personal que està exposat aquests.
• Avaluació qualitativa i quantitativa del risc: definir quina és la magnitud del risc i l’impacte que pot arribar a tindre
• Priorització del risc i planificació de la resposta al mateix: Aquí es generaran els procediments i els mecanismes per al seu
• Monitoratge del risc: Serà el conjunt de polítiques i procediments per donar resposta a l’amenaça identificada anteriorment i així evitar una mateixa amenaça de les mateixes característiques en el

 

Ara bé, arribats aquest punt entenem que l’alta direcció de l’empresa ha de conèixer i mantenir certa responsabilitat en el disseny i en la implementació del programa de compliment. És responsabilitat de la direcció de l’empresa que es tingui un programa i que aquests vetllin pel seu compliment exhaustiu. Aquest sector pot delegar, amb certes limitacions, la supervisió del funcionament del sistema.

 

Amb l’adopció de mecanismes adequats per l’organització empresarial, s’evitarà la comissió dels possibles delictes. Això vol dir que s’hauran d’exigir uns mínims requisits per un programa efectiu de compliment on es troben l’adopció de “mecanismes interns i disciplinaris”. El principal objectiu d’aquest criteri és el de reforçar la cultura organitzativa que ha de complir amb la llei mitjançant la presència de conseqüències efectives. Aquests mecanismes poden ser regits per les costums empresarials, la mida de l’organització i les conductes delictives similars. Aquestes característiques són importants, ja que no s’exigiran les mateixes mesures ni la implantació d’aquestes a una organització petita o una organització gran. Pel que fa a la conducta delictiva s’hi haurà d’analitzar si aquesta conducta és una reiteració de la mateixa empresa, el que implicaria que aquesta no va actualitzar adequadament els procediments interns adoptats.

Elements essencials

A través dels següents documents on es defineixen els diferents elements essencials que ha d’incloure un programa de compliance, passarem a definir-los en els corresponents punts:

 

• Sentencing of organitzations, Federal Sentencing Guidelines (2012) en el seu capítol 8, para de vuit elements
• A Resource Guide to the FCPA U.S Foreign Corrupt Practices Act (2012) publicado por la Criminal Division of the U.S Foreign Corrupt Practise of Justice and the Enforcement Division of the U.S Securities and Exchange Comission, on parla de 10 elements
• Giodance about procedures wich relevant commercial organisations can put into place to prevent persons associated with them form bribing (section 9 of the Bribery act 2010 (2010), publicat per UK Ministery of Justice , desenvolupa sis
• Good Practice Guidance on Internal Controls, Ethics, and compliance (2010), publicat per la OECD Council , on anoemna 12 practiques
• Apartat 5 de l’article 31 bis del Codi Penal espanyol on estableix sis requisits necessaris.
• ISO 1960000 Sistsmes de gestió de
• Norma UNE 19601 Sistema de Gestió de compliance

Lideratge i Cultura de Compliance

S’ha de promoure des de l’alta direcció de l’empresa, una cultura on els treballadors entenguin que el seu incompliment no podrà ser acceptat en cap dels casos. Aquesta cultura de compliance podem mesurar-la segons la Norma UNE-ISO 196000 Sistemas de gestió de Compliance- Directrius (2014) actualment modificada per la nova norma UNE 19601 de Sistemes de Gestió de Compliance Penal.

 

En qualsevol empresa s’hauria de contemplar una declaració formal, documentada i formulada pels administradors de la societat on es demostri un compromís real amb els objectius de compliance. Aquesta haurà de ser pública internament i externament. Per exemple en el Codi de Conducta de l’empresa, que hauria d’estar disponible a la web i a la intranet, per tots els treballadors. Com ja s’ha mencionat anteriorment, aquesta implicació de l’administració haurà de ser proporcional a la mida i circumstàncies de l’empresa.

 

Avaluació de Riscos

Per elaborar un correcte programa de compliance s’ha d’avaluar els riscos de manera correcta i adequada.

 

En el document A Resource Guide to the FCPA U.S Foreing Corrupt Practise (2012), trobem recollit que els programes de compliment no poden ser genèrics, i no pot haver-hi un model general per totes les organitzacions, sinó que en funció de l’avaluació de riscos concrets que pateix cada una de les organitzacions s’elaborarà el seu programa de compliment.

Polítiques i Controls

Polítiques, procediments i controls interns són un altre dels elements essencials d’un Programa de Compliment. Tots aquests procediments seran la solució per gestionar els riscos, a través de circulars o instruccions. Tots aquests seran redactats d’una forma clara, amb un llenguatge senzill i fàcil d’entendre i amb les diferents llengües dels treballadors de l’empresa.

Comunicació, Formació i Sensibilització

 

La comunicació i la formació sobre el contingut del programa de compliment, són molt importants, per poder garantir que aquestes polítiques puguin ser possibles.

 

Els programes de formació, la seva difusió i comunicació i els seus procediments han de ser dissenyats pels treballadors

Supervisió i Verificació

Una vegada creat i posat en marxa el programa de compliment, aquest ha de ser revisat periòdicament, per veure si realment està fent la funció del que és objectiu i si és efectiu per la prevenció de delictes. S’ha d’avaluar si la legislació ha canviat i en aquest cas adaptar-se aquesta nova i per últim, si es fan canvis en l’organigrama adaptar el programa aquestes actualitzacions.

 

En aquest apartat també inclourem els canals de denúncies pels quals els treballadors poden comunicar comportament de fets que siguin denunciables i així poder adoptar mesures, com investigar els fets i donar una resposta adequada per corregir i adaptar els controls que siguin necessaris.

 

Conseqüències dels incompliments

Un programa de compliment per ser eficaç ha de preveure unes conseqüències pels infractors. Aquestes mesures disciplinàries han de castigar als infractors de forma proporcional a la infracció i han de ser imposades de forma adequada tant en el temps com en la forma.